Technisches Review

Frida schreibt seit drei Monaten an einem Fachkonzept über anstehende Änderungen des Visumverfahrens. Gar nicht so leicht bei den vielen Gesetzen, Verordnungen und Zuständigkeiten den Überblick zu behalten! Dazu muss sie auch noch ein ziemlich tiefes Verständnis der Prozesse und Abläufe der bestehenden Fachanwendung haben. Und schließlich sollen auch die Kosten im Auge behalten werden, dazu braucht sie an der einen oder anderen Stelle auch Feedback der Kollegen aus der IT, die die Umsetzungsaufwände besser einschätzen können.

Während der Teambesprechung berichtet sie den Stand. Projektleiterin Hilde ist erleichtert, dass die Arbeiten so gut vorangeschritten sind. "Prima" sagt sie. "Zeit für ein technisches Review. Wenn im Konzept nun noch Unklarheiten und Missverständnisse sind, sollten wir das jetzt wissen, damit wir frühzeitig, bevor die Entwicklung begonnen hat, diese korrigieren können. Je später wir darauf stoßen, desto teurer wird die Behebung." Das Konzept ist recht umfangreich geworden, sodass Hilde zwei getrennte Sitzungen vorschlägt.

"Wen lade ich am besten zum Review ein?", denkt Hilde. Die beiden Kollegen aus ihrem Referat, die sich auch schon in der Vergangenheit mit dem laufenden Verfahren beschäftigt haben, sollten auf jeden Fall dabei sein. "Außerdem brauche ich den Facharchitekten, Dieter", überlegt sie. "Der hat sehr viel Erfahrung in der Durchführung technischer Reviews und kann die Leitung des Reviews übernehmen. Und dann brauchen wir jemand aus der Technik, da frage ich mal den Komponentenverantwortlichen Eddy, der kann die Aufwände sicher sehr gut einschätzen." Aber auch an die anderen Rollen, die für das technische Review nötig sind, denkt sie: Als Protokollant spricht sie Martha aus dem Projektbüro an. Dann stellt sich noch die Frage nach dem Moderator. Hilde wird ein wenig unsicher, wenn sie an ihr erstes Review denkt: Dort war die Rolle des Moderators nicht besetzt worden und sie als Autorin fühlte sich bald von den Fragen und Anmerkungen der Reviewer in die Ecke gedrängt, gerade so wie auf der Anklagebank und empfand die Situation als sehr wenig konstruktiv. Und dann wurde auch nie der zeitliche Rahmen eingehalten! Ständig schweifte die Diskussion ab und kreiselte um Nebensächlichkeiten. Wenig später hatte sie eine geschulte Moderatorin in einem anderen Review erlebt und erfahren, um wie viel angenehmer und konstruktiver die Situation für alle Beteiligten dadurch wurde, dass eine neutrale Instanz eingriff, wenn die Diskussion zu hitzig wurde oder gar ins Persönliche abglitt. Sie bittet Monika die Moderatorenrolle auch diesmal zu übernehmen.

Dieter erklärt sich zum Glück wirklich bereit, das Review zu leiten und bereitet die Sitzungen vor. Er reserviert einen Raum, lädt alle Reviewer ein und verschickt mit der Einladung das Konzept und eine Checkliste, mit deren Hilfe die formale Struktur aber auch die Inhalte des Konzeptes beurteilt werden können. Er bittet alle Beteiligten vordem eigentlichen Termin das Konzept zu prüfen.

Zu Beginn der ersten Sitzung stellt Monika die beteiligten Personen und ihre Rollen vor und beginnt mit einer Einführung in Fridas Konzept. Danach fragt sie den Stand der Vorbereitung der Reviewer ab. Im Anschluss tragen die Reviewer kurz und in logischer Weise die Inhalte des Konzeptes vor und stellen Fragen, die mitunter intensiv diskutiert und anschließend von Martha protokolliert werden. Immer wieder kommt es zu Grundsatzdebatten, die mit dem eigentlichen Konzept nichts oder nur am Rande zu tun haben. In diesen Fällen greift Monika ein und gleist die Diskussion wieder auf. Am Ende der Sitzung werden alle aufgezeichneten Fehler vorgestellt und auf Vollständigkeit geprüft, ohne dabei Lösungsmöglichkeiten zu diskutieren. Die Sitzung wird mit einer abschließenden umfassenden Bewertung beendet und es wird auch festgelegt, dass eine Überarbeitung des Arbeitsergebnisses erforderlich ist. Dieter sorgt dafür, dass eine Liste mit allen Abweichungen erstellt wird und fasst die Reviewergebnisse in einem Bericht zusammen.

Nachdem die beiden Sitzungen vorbei sind, arbeitet Frida anhand der Protokolle und Checklisten die vorgeschlagenen Änderungen nach und schickt das Konzept noch einmal an alle Beteiligten.