Barrierefreie Dokumente

Im Alltag sehen wir uns neben dem umfangreichen Online Angebot auch mit einer Vielzahl verschiedener Dokumente und Dateien konfrontiert. Neben den bereits erwähnten Standards zur digitalen Barrierefreiheit existiert auch für die Erstellung von PDF Dateien ein Rahmen. Die Umsetzung der Anforderungen aus WCAG 2.1 an „Nicht-Web-Dokumente“ wie z.B. PDF Dateien werden mit dem Standard PDF/UA (Universal Accessibility) festgelegt. Sie finden sich in der Norm ISO 14289-1:2016-12 und ordnen sich wie folgt in die gesetzlichen Regelungen zur digitalen Barrierefreiheit ein.

PDF Dateien entstehen in der Praxis häufig aus MS Word- oder MS PowerPoint-Quelldokumenten. Der erste Schritt zur Erstellung barrierefreier PDF Dokumente besteht somit in der fachgerechten Strukturierung und Formatierung dieser Originaldokumente.

In der Regel werden diese Strukturen in das PDF Dokument übernommen und somit müssen die PDF-Dateien nicht noch nachträglich aufwendig angepasst werden. Es entstehen häufig Schwierigkeiten durch die zu späte Berücksichtigung der Barrierefreiheit bei der Erstellung von PDF Dokumenten.

Das Landeskompetenzzentrum Barrierefreie IT Hessen hat eine Checkliste entworfen, welche die wichtigsten Punkte bei der PDF-Erzeugung in diesem Kontext zusammenfasst.

Alternativtexte helfen beim Verständnis von Abbildungen, Grafiken oder Fotos in Dokumenten. Sie können auf unterschiedliche Weise eingesetzt werden. Zum einen können Bildschirmleseprogramme (Screenreader) über eine Sprachausgabe den Text vorlesen und somit sehbehinderten Menschen helfen. Zum anderen kann ein Internetbrowser im Falle eines blockierten Bildes alternativ den Text ausgeben, und auch Suchmaschinen nutzen den Text, um den Kontext der Darstellungen zu erfassen.

Für die Erstellung in MS Word wird dazu das Bild markiert und über Format → Alternativtext eine passende textliche Beschreibung des Abgebildeten formuliert. Mit dem Wandeln in das PDF-Format werden diese Informationen übertragen, sodass z.B. Screenreader den Text erkennen und vorlesen können.

Bei der Erstellung des Alternativtextes ist zunächst die Funktion der Abbildung zu klären. Für den Fall, dass sie als Link dient, ist zu beschreiben, wohin dieser den Nutzer führt. So kann z.B. das Anklicken des Links zu einer Vergrößerung des Bildes führen, einen Download starten, Vorblättern oder aber eine andere Seite öffnen. Die jeweilige Funktion muss in jedem Fall zusätzlich zur Bildbeschreibung genannt werden, zum Beispiel „öffnet eine größere Ansicht“, „nach rechts blättern“ oder „Herunterladen der Anleitung zum Produkt“. Wenn der Nutzende die Webseite durch Klicken auf den Link verlassen wird, muss dies und das Ziel des Links in jedem Fall dazugeschrieben werden, da es die sehbehinderte Person ansonsten nicht immer mitbekommt.

Falls die Abbildung kein Link ist, erfolgen die Beschreibung des Dargestellten sowie in welchem Zusammenhang es steht. So kann beispielsweise ein Motorrad in einem Reiseprospekt lediglich dazu dienen, Fernweh zu erzeugen, während es in einem Fachmagazin auf die exakte und detaillierte Beschreibung ankommt.

Enthält die Abbildung Inhalte, die im Text nicht vorkommen, muss die Formulierung ausführlicher ausfallen. Ansonsten kann auf die Erläuterung im Text verwiesen werden. Da sich die Anwendenden auf die alternativen Texte verlassen, müssen diese kurz und genau beschrieben was zu sehen ist. Diese Formulierungen erfordern Übung, da sie auf der einen Seite nicht zu detailliert aber auch nicht zu knapp ausfallen dürfen.

Vorliegenden PDF Dateien können auf die Konformität mit dem PDF/UA Standard getestet werden. Der PDF Accessibility Checker (PAC) ist ein automatisiertes Tool zur Überprüfung der PDF/UA Konformität. Es wird von der PDF/UA Foundation kostenlos bereitgestellt.